Bez poctivej organizácie a poriadku prichádzate o drahocenný čas a celá práca sa stáva neefektívnou. Naopak, ak bude všetko tip-top zorganizované a na svojom mieste, budete mať čistú myseľ, nebude vás rozptyľovať chaos a produktivita pôjde hore.
Bez kancelárskych potrieb ani na krok
Premyslené usporiadanie dokumentov dlhodobo udrží vašu kanceláriu v poriadku, takže určite ju netreba podceňovať. O to viac, ak je váš pracovný priestor veľký a v jednej kancelárii pracujete viacerí. Nestačí zopár šanónov bez zrozumiteľného označenia. Je dôležité uvedomiť si, že ľudia sú rôzni, každý si predstavuje systém trochu odlišne a takto často na pracovisku dochádza k nedorozumeniam.
Ak si kolegovia vopred neurčia systém a nedohodnú sa, čo kam patrí, ich spolupráca a atmosféra nebude nikdy harmonická. Dajme tomu, že faktúry od dodávateľov máte na svojom stole. Príde nový kolega, ktorý nevie, čo s nimi, tak ich položí na stôl inému kolegovi. On si to nevšimne, takže sa na to zabudne. Vy však tie faktúry potrebujete posunúť účtovníčke. Vidíte - jeden malý detail a koľko problémov z toho vznikne.
Riešením sú registratúrne spisové dosky vyrobené z hladkej a pevne recyklovateľnej lepenky. Tento materiál udrží všetky tlačivá v bezpečí a ochráni ich pred znehodnotením. Treba mať na pamäti, že nie sú vhodné na dlhodobú archiváciu, maximálne na 10 rokov. Ako ich správne používať a uľahčiť si život?
1. Zvoľte viac druhov farieb
Prijaté faktúry do zelenej, vystavené do modrej, zmluvy zamestnancov do červenej a podobne. Koľko kategórií dokumentov máte, toľko si zaobstarajte spisových dosiek. Vďaka farebnému usporiadaniu budete vždy vedieť, čo sa kde nachádza.
2. Umiestnite ich na viditeľné miesto
Najlepšie urobíte, ak budú dosky vždy na očiach, ideálne v otvorenej polici, ktorá je z praktických dôvodov najrozumnejšou voľbou. Pre ešte rýchlejšiu orientáciu si na prednú stranu každej dosky napíšte, čo sa v nej nachádza, prípadne ju označte viditeľným štítkom a pekne zoraďte - buď chronologicky alebo podľa abecedy.
3. Nenatlačte do nich haldy papiera
Čo z toho, že máte dokumenty pekne rozdelené, ak sú spisové dosky prepchaté stovkami papierov? Ak si v nich nenecháte dostatok voľného miesta, bude sa vám medzi dokumentmi ťažko niečo hľadať a taktiež nebudete mať miesto pre ďalšie papiere. Tomuto sa snažte vyvarovať a majte vždy v zásobe prázdne dosky, ktoré môžete ihneď použiť a nerobiť si starosti s neporiadkom.
Potrebujete zorganizovať vašu kanceláriu? Emba.shop vám to uľahčí aj s výberom niekoľkých druhov kvalitných spisových dosiek.
